Regulamin konferencji

§ 1 · Postanowienia ogólne

1. Niniejszy regulamin (dalej: Regulamin Konferencji) określa prawa i obowiązki uczestników konferencji naukowej pod tytułem „Wiele perspektyw - jeden cel.” (dalej: Konferencja).
2. Organizatorami Konferencji są:
   • Uniwersytet Śląski w Katowicach, ul. Bankowa 12, 40-007 Katowice, NIP 6340197134;
   • Fundacja Słoneczna Kraina Dzieciom, 43-476 Jaworzynka nr 657, KRS 0000643173, NIP 5482677777
   (dalej łącznie jako: Organizatorzy Konferencji oraz osobno: Organizator Konferencji). Konferencja odbędzie się w dniach 14-16 października 2026 r. stacjonarnie w Istebnej. W wyniku dokonywanej rejestracji dojdzie do utrwalenia i zarejestrowania wizerunku oraz wypowiedzi Uczestników.
3. Uczestnikami konferencji mogą być pełnoletnie osoby fizyczne, posiadające pełną zdolność do czynności prawnych, w szczególności studenci i doktoranci, a także osoby ze środowiska akademickiego (dalej jako: Uczestnik Konferencji).
4. Każdy Uczestnik biorący udział w Konferencji otrzyma certyfikat uczestnictwa w Konferencji.

§ 2 · Warunki uczestnictwa

1. Wyróżnia się dwie formy uczestnictwa w Konferencji:
   1. Udział czynny – w ramach udziału stacjonarnego i/lub online Uczestnikowi Konferencji przysługuje możliwość udziału w Konferencji pod adresem wskazanym w § 1 ust. 3 Regulaminu.
   2. Udział bierny – w ramach udziału stacjonarnego i/lub online uczestnikowi Konferencji przysługuje możliwość udziału w Konferencji pod adresem wskazanym w § 1 ust. 3 Regulaminu.
2. W celu wzięcia udziału w Konferencji uczestnik ma obowiązek dokonania rejestracji oraz terminowego uiszczenia opłaty za udział w konferencji.
3. Warunkami uczestnictwa w Konferencji są:
   1. zaakceptowanie postanowień niniejszego Regulaminu;
   2. prawidłowe zgłoszenie uczestnictwa w Konferencji poprzez wypełnienie formularza zgłoszeniowego;
   3. uiszczenie opłaty w odpowiedniej wysokości wybranego pakietu w terminie 10.10.2026 r. na konto Fundacji Słoneczna Kraina Dzieciom mBank 42 1140 2004 0000 3002 8403 3455.
4. W celu dokonania prawidłowego zgłoszenia uczestnictwa w Konferencji w formularzu, o którym mowa w ust. 3 lit. b powyżej, należy podać następujące dane:
   1. tytuł zawodowy/naukowy;
   2. imię i nazwisko;
   3. instytucja;
   4. adres e-mail;
   5. telefon kontaktowy;
   6. dane płatnika – nazwa i adres firmy, NIP;
   7. tytuł wystąpienia;
   8. abstrakt;
   9. określenie rodzaju uczestnictwa – stacjonarnie/online.
5. Organizatorzy nie ponoszą odpowiedzialności za podanie błędnych lub nieprawdziwych danych przez Uczestnika Konferencji podczas rejestracji.
6. Wysłanie zgłoszenia rejestracyjnego zamieszczonego na stronie Organizatora oznacza akceptację postanowień niniejszego Regulaminu.

§ 3 · Zasady Konferencji

1. Termin rejestracji uczestnictwa w Konferencji upływa w dniu 6.10.2026 r. Po tym terminie rejestracja będzie niemożliwa.
2. Organizatorzy ustalają program Konferencji oraz mają prawo dokonywania w nim zmian.
3. Organizatorzy nie odpowiadają za problemy techniczne lub organizacyjne Uczestników Konferencji związane z udziałem w Konferencji wynikające z przyczyn od nich niezależnych.
4. Uczestnik Konferencji ponosi pełną odpowiedzialność za wszelkie przedstawione przez niego w czasie Konferencji materiały i informacje. Uczestnik Konferencji zobowiązany jest zapewnić, aby wszelkie wypowiedzi i prezentacje przedstawione przez niego podczas Konferencji nie naruszały przepisów prawa, ani praw lub dóbr osobistych osób trzecich.
5. Uczestnik Konferencji zobowiązuje się do przestrzegania niniejszego Regulaminu, zasad społecznych, instrukcji oraz poleceń organizacyjno-technicznych Organizatorów.
6. Uczestnik Konferencji biorący udział w Konferencji online musi dysponować urządzeniem elektronicznym z podłączeniem do Internetu z wbudowanym lub zewnętrznym mikrofonem, opcjonalnie z kamerą internetową.
7. Najpóźniej 24 godziny przed rozpoczęciem Konferencji na adres poczty elektronicznej wskazany przez Uczestnika w zgłoszeniu zostanie przesłane Uczestnikowi zaproszenie do uczestnictwa zawierające link do Konferencji.
8. Uczestnik Konferencji zobowiązuje się do nieprzekazywania linku umożliwiającego udział w Konferencji, o którym mowa w ust. 7 powyżej, osobom niezarejestrowanym jako Uczestnicy Konferencji.
9. Uczestnik Konferencji wypowiada się w trakcie Konferencji w wyznaczonym mu czasie oraz ma prawo brać udział w dyskusji moderowanej przez Organizatorów.

§ 4 · Opłaty

1. Wysokość opłat za uczestnictwo w Konferencji uzależniona jest od rodzaju uczestnictwa i wynosi odpowiednio za:
   • udział pakiet premium – 850 PLN;
   • udział pakiet komfort – 650 PLN.
2. Wysokość opłaty za udział w Konferencji płatna jest na rachunek bankowy Fundacji Słoneczna Kraina Dzieciom o numerze 42 1140 2004 0000 3002 8403 3455.
3. Brak uregulowania należności za udział w Konferencji upoważnia Organizatorów do anulowania zgłoszenia uczestnictwa bez ponoszenia z tego tytułu jakiejkolwiek odpowiedzialności odszkodowawczej.
4. Organizator wystawi fakturę na potwierdzenie dokonanych wpłat.
5. W przypadku uczestnictwa stacjonarnego, koszt udziału w Konferencji, ewentualnego pobytu i przejazdu pokrywa Uczestnik Konferencji.

§ 5 · Rezygnacja z udziału w Konferencji

1. Uczestnik Konferencji może zrezygnować z uczestnictwa w Konferencji w terminie do 10 października 2026 r., poprzez przesłanie stosownej informacji na adres poczty elektronicznej: eciconference@gmail.com. Po tym terminie rezygnacja będzie niemożliwa.
2. W przypadku rezygnacji Uczestnika Konferencji z udziału w Konferencji Organizatorzy niezwłocznie, nie później jednak niż w terminie 14 dni od daty złożenia rezygnacji, zwrócą wszelkie uiszczone przez Uczestnika opłaty na wskazane przez niego konto bankowe.
3. W przypadku poinformowania o rezygnacji po upływie terminu, o którym mowa w ust. 1 powyżej, Uczestnikowi Konferencji nie będzie przysługiwał zwrot poniesionych przez niego opłat.

§ 6 · Zgoda na wykorzystanie i rozpowszechnianie wizerunku

1. Uczestnik Konferencji wyraża zgodę na nieodpłatne rozpowszechnianie jego wizerunku oraz głosu przez Organizatorów podczas transmisji na żywo na platformie Microsoft Teams.
2. Uczestnik Konferencji wyraża zgodę na przetwarzanie przez Uniwersytet Śląski, z siedzibą w Katowicach przy ul. Bankowej 12, 40-007 Katowice, oraz Fundację Słoneczna Kraina Dzieciom, 43-476 Jaworzynka nr 657, jego danych osobowych polegające na utrwalaniu i nieodpłatnym upublicznianiu wizerunku i wypowiedzi utrwalonych w trakcie Konferencji, w tym oznaczaniu wypowiedzi jego imieniem i nazwiskiem oraz umieszczeniu nagrań wypowiedzi na stronach internetowych i portalach społecznościowych Uniwersytetu Śląskiego oraz Fundacji Słoneczna Kraina Dzieciom w celach promocyjnych, edukacyjnych i popularyzujących naukę.
3. Uczestnik Konferencji udziela na rzecz Uniwersytetu Śląskiego oraz Fundacji Słoneczna Kraina Dzieciom niewyłącznej i nieodpłatnej licencji na korzystanie z jego wypowiedzi utrwalonych w trakcie Konferencji, w tym oznaczanie wypowiedzi jego imieniem i nazwiskiem, na następujących polach eksploatacji:
   1. w zakresie utrwalania i zwielokrotniania – wytwarzanie, zapis wszelkimi technikami, w tym w szczególności: techniką zapisu magnetycznego, światłoczułą, audiowizualną, cyfrową, optyczną, komputerową, niezależnie od formatu i nośnika, rozmiaru, formy i techniki;
   2. w zakresie rozpowszechniania – publiczne wyświetlenie, odtworzenie, a także publiczne udostępnienie w taki sposób, aby każdy mógł mieć do niego dostęp w miejscu i w czasie przez siebie wybranym, w tym w sieci internetowej i innych sieciach teleinformatycznych, multimedialnych i komputerowych, w szczególności w serwisie internetowym Uniwersytetu Śląskiego oraz Fundacji Słoneczna Kraina Dzieciom.
4. W związku z udzieleniem licencji Uczestnik Konferencji zapewnia, że korzystanie z jego wypowiedzi w przedstawionym wyżej zakresie nie będzie naruszać niczyich praw, w szczególności praw własności intelektualnej, oraz nie wymaga uzyskania jakiegokolwiek zezwolenia od osób trzecich.

§ 7 · Ochrona danych osobowych

1. Klauzula informacyjna Uniwersytetu Śląskiego w Katowicach dotycząca przetwarzania danych osobowych w związku z przeprowadzeniem procesu rejestracji stanowi Załącznik nr 1 do Regulaminu.
2. Klauzula informacyjna Współadministratorów dotycząca przetwarzania danych osobowych w związku z organizacją Konferencji stanowi Załącznik nr 2 do Regulaminu.

§ 8 · Postanowienia końcowe

1. W przypadku, gdy Konferencja nie odbędzie się z przyczyn zależnych wyłącznie od Organizatora, Organizator niezwłocznie zwróci kwoty wpłacone przez Uczestników Konferencji na wskazane przez nich konta bankowe.
2. Wszelkie spory mogące wynikać z tytułu uczestnictwa w Konferencji będą rozstrzygane przez sąd właściwy dla siedziby powoda, chyba że przepisy stanowią inaczej.
3. Konferencja ma charakter zamknięty i nie stanowi imprezy masowej w rozumieniu ustawy z dnia 23 marca 2009 roku o bezpieczeństwie imprez masowych (Dz. U. z 2023 r. poz. 616).
4. W sprawach nieuregulowanych niniejszym Regulaminem zastosowanie mają przepisy prawa powszechnie obowiązującego.
5. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za rzeczy Uczestników, które mogą zostać zgubione, zniszczone lub skradzione podczas Konferencji.
6. Organizator ma prawo zmiany Regulaminu. Zmiany wchodzą w życie w terminie 7 dni od dnia poinformowania Uczestników Konferencji o zmianie Regulaminu za pośrednictwem poczty elektronicznej, z zastrzeżeniem, że w odniesieniu do usług będących w toku zastosowanie ma wersja Regulaminu obowiązująca w chwili składania rezerwacji przez Uczestnika.

Załącznik nr 1

Klauzula informacyjna Organizatora Konferencji dotycząca przetwarzania danych osobowych w związku z przeprowadzeniem procesu rejestracji

Administrator danych osobowych

Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Uniwersytet Śląski w Katowicach. Można się z nim skontaktować w następujący sposób:

• listownie na adres: ul. Bankowa 12, 40-007 Katowice;
• przez e-mail: administrator.danych@us.edu.pl.

Inspektor ochrony danych

Może się Pani/Pan z nim kontaktować we wszystkich sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych oraz korzystania z praw związanych z przetwarzaniem danych, w następujący sposób:

• listownie na adres: ul. Bankowa 12, 40-007 Katowice;
• przez e-mail: iod@us.edu.pl.

Cele przetwarzania oraz podstawa prawna przetwarzania

Podstawą prawną przetwarzania Pani/Pana danych osobowych jest, w oparciu o art. 6 ust. 1 lit. a rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 roku w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych), Pani/Pana zgoda na przetwarzanie danych osobowych w celu prawidłowego przeprowadzenia rejestracji uczestników w trakcie wydarzenia, którego dotyczy niniejsza rejestracja.

Podanie danych osobowych jest dobrowolne, lecz konieczne do przeprowadzenia procesu rejestracji. W przypadku niepodania danych nie będzie możliwe zrealizowanie ww. celu.

Okres przechowywania danych osobowych

Dane zostaną usunięte niezwłocznie po zakończeniu wydarzenia, którego dotyczyła rejestracja.

Odbiorcy danych

Pani/Pana dane osobowe możemy przekazywać organom lub podmiotom publicznym uprawnionym do uzyskania danych na podstawie obowiązujących przepisów prawa.

Prawa związane z przetwarzaniem danych osobowych i podejmowaniem zautomatyzowanych decyzji

Przysługują Pani/Panu następujące prawa związane z przetwarzaniem danych osobowych:

• prawo do wycofania zgody na przetwarzanie danych osobowych w dowolnym momencie bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem. Wycofanie zgody na przetwarzanie danych osobowych jest równoznaczne z wycofaniem się z procedury rejestracji;
• prawo do dostępu do danych osobowych;
• prawo do żądania sprostowania danych osobowych;
• prawo do żądania usunięcia danych osobowych;
• prawo do żądania ograniczenia przetwarzania danych osobowych;
• prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych;
• prawo do przenoszenia danych osobowych;
• prawo do niepodlegania zautomatyzowanemu podejmowaniu decyzji, w tym profilowaniu;
• prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego zajmującego się ochroną danych osobowych, tj. Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

Załącznik nr 2

Klauzula informacyjna Współadministratorów dotycząca przetwarzania danych osobowych w związku z organizacją Konferencji

Administratorzy danych osobowych

Administratorami danych osobowych są:

• Uniwersytet Śląski w Katowicach, ul. Bankowa 12, 40-007 Katowice, NIP 6340197134;
• Fundacja Słoneczna Kraina Dzieciom, 43-476 Jaworzynka nr 657, KRS 0000643173, NIP 5482677777 (dalej: my).

Wspólne uzgodnienia między współadministratorami

W ramach umowy o współadministrowanie uzgodniliśmy zakresy swojej odpowiedzialności dotyczącej wypełniania obowiązków wynikających z RODO, w szczególności uzgodniliśmy, że:

• my jako Współadministratorzy jesteśmy odpowiedzialni za wykonanie wobec Pani/Pana obowiązku informacyjnego;
• jako Współadministratorzy jesteśmy odpowiedzialni wobec Pani/Pana za umożliwienie wykonywania przysługujących Pani/Panu praw. Niezależnie od tego ustalenia, mogą Państwo wykonywać swoje prawa również wobec każdego z nas. W takim przypadku przekażemy Pani/Pana żądanie Współadministratorowi, który jest zobowiązany je zrealizować;
• cel i sposób przetwarzania przez Współadministratorów danych osobowych wynika z zawartej Umowy o współadministrowaniu. W szczególności Strony ustaliły, że wspólnym celem przetwarzania jest organizacja Konferencji.

Cele i podstawy przetwarzania

Wraz z Współadministratorami ustaliliśmy cele przetwarzania Pani/Pana danych. Będziemy przetwarzać dane osobowe w celu dokonania rejestracji oraz przeprowadzenia Konferencji na podstawie udzielonej zgody na przetwarzanie danych osobowych, tj. w związku z art. 6 ust. 1 lit. a RODO.

W każdej chwili przysługuje Pani/Panu prawo do wycofania zgody na przetwarzanie danych osobowych, ale cofnięcie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na jej podstawie przed jej wycofaniem.

Prawo do sprzeciwu

W każdej chwili przysługuje Pani/Panu prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych opisanych powyżej. Przestaniemy przetwarzać dane w tych celach, chyba że będziemy w stanie wykazać, że w stosunku do Pani/Pana danych istnieją dla nas ważne prawnie uzasadnione podstawy, które są nadrzędne wobec Pani/Pana interesów, praw i wolności, lub dane te będą nam niezbędne do ewentualnego ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.

W każdej chwili przysługuje Pani/Panu prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych w celu prowadzenia marketingu bezpośredniego. Jeżeli skorzysta Pani/Pan z tego prawa – zaprzestaniemy przetwarzania danych w tym celu.

Odbiorcy danych

Pani/Pana dane osobowe mogą być przekazywane, jeśli okaże się to konieczne, następującym kategoriom odbiorców: osobom upoważnionym przez Współadministratora, w tym jego pracownikom i współpracownikom, którzy będą mieć dostęp do Pani/Pana danych osobowych w związku z wykonywaniem powierzonych im obowiązków, podmiotom przetwarzającym, którym zostanie zlecone przetwarzanie danych osobowych, innym odbiorcom danych (np. operatorom pocztowym, kurierom, kancelariom prawnym).

Pani/Pana dane osobowe nie będą przekazywane do państw trzecich, tj. do państw z siedzibą spoza Europejskiego Obszaru Gospodarczego.

Dane będą przechowywane przez czas niezbędny do realizacji celów, w których zostały zebrane, jednakże:

• do czasu wycofania przez Panią/Pana zgody na ich przetwarzanie, jeżeli opiera się ono na Pani/Pana zgodzie, lub
• do czasu podejmowania działań związanych z organizacją Konferencji.

Podane przez Panią/Pana dane osobowe nie będą wykorzystywane do zautomatyzowanego podejmowania decyzji, w tym profilowania, o którym mowa w art. 22 RODO.

Prawa osób, których dane dotyczą

Zgodnie z RODO przysługuje Pani/Panu:

• prawo dostępu do swoich danych oraz otrzymania ich kopii;
• prawo do sprostowania (poprawiania) swoich danych;
• prawo do usunięcia danych, ograniczenia przetwarzania danych;
• prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych;
• prawo do przenoszenia danych;
• prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego.

Informacja o dobrowolności podania danych

Podanie przez Panią/Pana danych osobowych jest dobrowolne, jednak niezbędne do udziału w Konferencji. Konsekwencją niepodania danych osobowych jest brak możliwości wzięcia udziału w Konferencji.